อุปสรรคของการสื่อสารในองค์การ

สุจิตราภรณ์ จุสปาโล
มหาวิทยาลัยหาดใหญ่

       หากจะว่าไปแล้วนับเป็นภาระหน้าที่และความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารที่จะต้องพยายามดูแลปรับปรุงให้การติดต่อสื่อสารเกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพราะสิ่งนี้เป็นสิ่งจำเป็นและมีประโยชน์ต่อการบริหารงานในทุกระดับ เราจะพบว่าบริษัทที่มีความเจริญก้าวหน้าและมีชื่อเสียงดีนั่นจะมีการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล สามารถสื่อสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
       บริษัทชั้นนำหลายแห่ง อาทิเช่น บริษัท ไอบีเอ็ม (IBM) บริษัทฮิวเลท-แพ็คการ์ด
(Hewlett-Packard) บริษัทแอปเปิล คอมพิวเตอร์ (Apple Computer) บริษัทมอโตโรล่า (Motorola) เป็นต้น ได้มีการนำเอาเทคนิคหรือเครื่องมือการสื่อสารอย่างหนึ่งที่เรียกว่า "การบริหารแบบเดินไปเดินมา" ( Management By Walking Around : MBWA) ซึ่งเป็นลักษณะที่ผู้บริหารจะออกไปเยี่ยมเยียนของผู้ใต้บังคับบัญชาทุก ๆวัน เพื่อพูดคุยหรือแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็นต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ในการบริหารและการติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงาน
       แม้ว่าผู้บริหารจะเห็นว่าการติดต่อสื่อสารเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญที่สุดก็ตามก็มักจะเกิด
"อุปสรรคทางการสื่อสาร" อยู่เสมอ ดังนั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องทราบถึงสาเหตุและการปรับปรุงการสื่อสารเพื่อให้เกิดประโยชน์กับองค์การให้มากที่สุด
       ประการที่หนึ่ง อุปสรรคนั่นเกิดจากข้อจำกัดในการรับรู้หรือเข้าใจข้อมูลข่าวสารในแต่ละช่วงเวลา คือ การที่มีข้อมูลข่าวสารที่มากเกินไป จนทำให้ผู้บริหารหรือพนักงานไม่สามารถนำไปใช้เพื่อการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิผล ทั้งนี้เพราะมากจนไม่ทราบว่าจะเลือกได้อย่างไร?
       ประการที่สอง อุปสรรคนั่นเกิดจากโครงสร้างขององค์การนั่นเอง ซึ่งขึ้นอยู่กับความยาวของสายการติดต่อสื่อสาร หากผ่านคนกลางหลายคน ความเพี้ยนของข่าวสารก็จะมีแนวโน้มที่สูงขึ้น หากท่านสามารถทำให้ช่องทางการติดต่อสื่อสารสั้นที่สุด หรือสามารถส่งข่าวสารได้โดยตรงจะดีที่สุด
       ประการที่สาม อุปสรรคนั่นกิดจากการกลั่นกรองข้อมูลของผู้ส่งสารที่ไม่ตรงตามความเป็นจริง คัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ตนเองพึงพอใจเท่านั่น เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วผลเสียหายจึงตกอยู่ที่รายละเอียดของข้อมูลข่าวสารที่ถ่ายทอดไป โดยเฉพาะผู้บริหารที่มีงานยุ่ง งานหนักอยู่ตลอดเวลา ก็ถูกทำลายข่าวสารที่ถูกต้องไปโดยปริยาย
       ประการที่สี่ อุปสรรคนั่นเกิดจากอันดับความสำคัญของบุคคลในหน่วยงาน ซึ่งเป็นไปตามลำดับสายการบังคับบัญชา ซึ่งมักจะเกิดปัญหาในการสื่อสารระหว่างคนที่อยู่ใมตำแหน่งที่สูงกว่ากับคนที่อยู่ในตำแหน่งที่ต่ำกว่าซึ่งจะมีการปกป้องหรือบิดเบือนข่าวสาร

       ระการที่ห้าอุปสรรคนั่นเกิดจากระยะเวลาในการให้คำแนะนำการปฏิบัติมีระยะเวลาห่างกันมากซึ่งจะเป็นปัญหาในขั้นการปฏิบัติและเกิดความคลาดเคลื่อนซึ่งจะนำไปสู่ความล้มเหลวในการปฏิบัติงานได้
ประการที่หก อุปสรรคนั่นเกิดจากความเป็นวิชาชีพเฉพาะทาง เพราะในแต่ละวิชาชีพมักจะมีวิธีการเป็นของตนอง ยากที่ผู้อื่นจะเข้าใจ
ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ผู้บริหารควรตระหนักถึงความสำคัญในปัญหาดังกล่าวและควรนำวิธีการสื่อสารแบบ 2 ทาง (two-way communication) คือ มีทั้งในทางขึ้นและในทางลงมีการเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้เสนอแนะข้อคิดเห็นต่าง ๆ โดยเฉพาะสิ่งสำคัญของการบริหารคือ การตัดสินใจ โดยมีพื้นฐานจากข้อมูลที่เป็นจริง



                                                                                                                                                                                                                                    ...ขอบคุณครับ...

                                                                                                                                                                                                                                   
บทความ