ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สำหรับ ธุรกิจภาคเอกชน


ชัยรัตน์ จุสปาโล
มหาวิทยาลัยหาดใหญ่


                ทุกวันนี้ธุรกิจภาคเอกชน ทั้งที่มีขนาดใหญ่และขนาดเล็กล้วนต้องการสารสนเทศด้วยเหตุผลต่าง ๆ กัน ในการทำธุรกิจนั้น บริษัทและผู้บริหารต้องการสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ การตัดสินใจ และการแก้ปัญหา หากไม่มีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะต้องตัดสินใจหรือแก้ปัญหาแล้ว การตัดสินใจก็อาจจะผิดพลาดและก่อให้เกิดความเสียหายได้ ด้วยเหตุนี้เองการจัดเก็บสารสนเทศที่ถูกต้องและเหมาะสมเอาไว้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถค้นคืนมาใช้ได้เมื่อจำเป็นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการที่จะทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
                แม้ว่าการพัฒนาระบบสารสนเทศส่วนใหญ่จะมีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยประกอบการทำงาน และ ช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา นอกจากนี้ยังมีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อให้บริษัทและหน่วยงานใช้สำหรับการวางแผนพัฒนาบริษัทและหน่วยงานในระยะยาว ระบบสารสนเทศแบบนี้เรียกว่า ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information System หรือ SIS) บริษัทและหน่วยงานสามารถบรรลุความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ได้โดยการใช้กลยุทธ์ในการเสริมสร้างจุดแข็งให้มากที่สุด ความได้เปรียบในการแข่งขัน (competitive advantage) และ ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ (strategic advantage) ในความหมายเดียวกัน กลยุทธ์ทางธุรกิจนั้นปกติหมายถึงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ตลาดใหม่ และ บริการแบบใหม่ ซึ่งรวมแล้วมีความหมายว่าพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้สอดคล้องต่อความต้องการของลูกค้าที่ยังไม่มีใครตอบสนองมาก่อน การเปลี่ยนบริการให้รองรับลูกค้ากลุ่มใหม่ได้ การผูกมัดใจลูกค้าเดิมให้ภักดีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เรามีอยู่ หรือการดำเนินการใด ๆ ที่เพิ่มคุณค่าให้แก่บริษัท
               เมื่อพูดถึงองค์ประกอบรวมของระบบสารสนเทศก็อาจจะกล่าวได้ว่าเป็นการทำงานที่เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ซึ่งประกอบด้วย
               1. ฮาร์ดแวร์ ซึ่งได้แก่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
               2. ซอฟต์แวร์ ซึ่งได้แก่โปรแกรมต่าง ๆ สำหรับประมวลผลข้อมูล
               3. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม สำหรับเชื่อมต่ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เช่น ระบบ LAN
               4. ข้อมูล ซึ่งเป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับหน่วยงาน
               5. บุคลากร ซึ่งทำหน้าที่ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ
               6. คู่มือและวิธีการปฏิบัติงาน ซึ่งจำเป็นสำหรับใช้เป็นแนวทางการปฏิบัติงานให้สำเร็จ


              การสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
ไมเคิล พอร์เตอร์ ผู้เขียนหนังสือเรื่อง ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage) กล่าววา การแข่งขันก็คือแก่นของความสำเร็จหรือความล้มเหลวของธุรกิจภาคเอกชน กลยุทธ์ในการแข่งขันก็คือการค้นหาความได้เปรียบในการแข่งขันซึ่งจะนำไปสู่การควบคุมตลาด หรือการได้กำไรที่มากกว่าที่บริษัทอื่นทำได้ตามปกติ กลยุทธ์เช่นนั้นมีจุดมุ่งหมายที่จะทำให้บริษัทสามารถได้กำไรได้อย่างยั่งยืนเหนือกว่าคู่แข่ง เมื่อบริษัทคู่แข่งรู้จักใช้ไอทีเหมือนกับเราก็จะทำให้เป็นเรื่องยากที่เราจะรักษาความได้เปรียบเอาไว้ได้ตลอดไป การเกิดนวัตกรรมทางเทคโนโลยีอาจทำให้คู่แข่งขันสามารถพัฒนาระบบใหม่ ๆ ได้ในเวลาอันสั้นและทำให้นวัตกรรมที่สร้างขึ้นเมื่อปีก่อนกลายเป็นเรื่องล้าสมัยไปได้ โดยปกติแล้วระบบสารสนเทศจะไม่สามารถช่วยให้บริษัทมีความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างยั่งยืนได

              แสดงว่าบริษัทสามารถใช้กลยุทธ์ต่าง ๆ นานาหลายแบบในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
  • การลดต้นทุน
  • การสร้างอุปสรรคไม่ให้คู่แข่งเข้ามาในตลาด
  • การสร้างให้เกิดต้นทุนที่สูงถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์
  • การสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่
  • การทำให้เกิดผลิตภัณฑ์หรือบริการที่หลากหลาย
  • การปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ดีขึ้น
  • การสร้างพันธมิตรทางธุรกิจ และ
  • การผูกมัดกับผู้ส่งชิ้นส่วนและผู้ซื้อ

  • การใช้สารสนเทศเชิงกลยุทธ์เป็นอาวุธชิงความได้เปรียบ
                  ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information System) เป็นระบบที่สนับสนุนหรือช่วยทำให้เกิดกลยุทธ์ในการแข่งขันของหน่วยงาน ระบบ SIS มีลักษณะสำคัญคือสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการทำธุรกิจของหน่วยงานได้อย่างขนานใหญ่ ซึ่งนั่นก็คือสามารถทำให้บริษัทมีความได้เปรียบในการแข่งขัน ระบบ SIS ทำเช่นนี้ได้โดยการช่วยกำหนดเป้าหมายของหน่วยงาน หรือในการช่วยเพิ่มสมรรถนะและผลผลิตได้อย่างมาก
                  ระบบ SIS อาจมีลักษณะมองออกไปข้างนอกคือให้ความสนใจต่อลูกค้า หรือมองเข้ามาข้างในคือให้ความสนใจต่อตัวองค์กรเอง การมองไปข้างนอกเป็นการมุ่งที่การแข่งขันในตลาด เช่น การจัดหาบริการใหม่ ๆ ให้ลูกค้า หรือการผูกสัมพันธ์กับผู้ส่งชิ้นส่วนโดยมีจุดประสงค์ที่จะตีคู่แข่ง ส่วนระบบ SIS ที่มองเข้าข้างในนั้นจะเน้นที่การเพิ่มผลิตภาพของพนักงาน ปรับปรุงการทำงานเป็นทีม และ เสริมสร้างการสื่อสาร บริษัทและหน่วยงานอาจผสมผสานลักษณะทั้งการมองออกไปข้างนอกและมองเข้าข้างในไว้ด้วยกันก็ได้ เช่น ผสมผสาน การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (มองออกไปข้างนอก) กับระบบ Enterprise Resource Planning หรือ ระบบ Customer Resource Management) ให้ได้ประโยชน์มากที่สุด


                  บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศ(ไอที)
    เทคโนโลยีสารสนเทศได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการทำธุรกิจในยุคนี้ ไอทียังเป็นตัวเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานทั้งในโครงสร้าง การปฏิบัติงาน และ การจัดการของหน่วยงานต่าง ๆ       ความสามารถสำคัญของระบบสารสนเทศมีดังนี้
  • สามารถคำนวณเลขจำนวนมาก ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
  • ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่แม่นยำและราคาเยาระหว่างผู้ที่อยู่ภายในและภายนอกองค์กร
  • จัดเก็บสารสนเทศจำนวนมหาศาลไว้ได้อย่างประหยัดเนื้อที่ แต่ค้นคืนได้ง่าย
  • สามารถเข้าถึงสารสนเทศจำนวนมากที่จัดเก็บอยู่ทั่วโลกได้อย่างรวดเร็วและด้วยราคาประหยัด
  • ช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้แก่คนที่ทำงานเป็นทีมทั้งในสำนักงานเดียวหรือต่างสำนักงาน
  • สามารถแสดงสารสนเทศได้อย่างชัดเจนทำให้เกิดแนวคิดได้หลากหลาย
  • ปรับการทำงานที่ใช้มือและกึ่งอัตโนมัติให้เป็นงานแบบอัตโนมัติได้
  • ช่วยทำงานที่กล่าวถึงข้างบนนี้ได้อย่างประหยัดกว่าการทำด้วยมือ
          
    ความสามารถเหล่านี้ช่วยทำให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายต่อไปนี้ คือ
  • เพิ่มผลผลิต
  • ลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย
  • ปรับปรุงการตัดสินใจให้มีคุณภาพมากขึ้น
  • เสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า และ
  • พัฒนางานประยุกต์เชิงกลยุทธ์ใหม่ ๆ
          ไอทีสามารถช่วยการจัดการเชิงกลยุทธ์ได้หลายวิธี เช่น
  • ไอทีช่วยทำให้เกิดงานประยุกต์ที่ทำให้เกิดข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์แก่หน่วยงาน
  • ไอทีช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทางกลยุทธ์ เช่น การทำรีเอนจิเนียริง
  • ไอทีทำให้ได้รับข่าวกรอง (intelligence) ทางธุรกิจ ด้วยการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์สารสนเทศเกี่ยวกับนวัตกรรม คู่แข่ง ตลาด และ การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อม
  •                การที่บริษัทจะปฏิบัติงานอย่างได้ผลนั้นจำเป็นที่บริษัทจะต้องใช้ระบบสารสนเทศ บริษัทสามารถดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจไปด้วยและขณะเดียวกันก็สามารถลดข้อผิดพลาดและความสูญเสียลงได้ด้วย เป้าหมายหลักของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในหน่วยงานก็คือการทำให้ลูกค้าพึงพอใจ และ ทำให้เกิดคามได้เปรียบในการแข่งขันด้วยการลดต้นทุนและปรับบริการให้ดีขึ้น
                  ความสำเร็จขององค์การใด ๆ นั้นส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับคุณภาพในการตัดสินใจของฝ่ายจัดการ ถ้าหากการตัดสินใจต้องใช้สารสนเทศจำนวนมากและต้องคำนวณหรือประมวลผลที่ซับซ้อนแล้ว ระบบสารสนเทศจะเป็นประโยชน์มาก ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารมีอยู่หลายแบบด้วยกัน เช่น ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS) ระบบสารสนเทศผู้บริหาร (EIS) และ ระบบผู้เชี่ยวชาญ
                  ได้พิจารณาระบบสารสนเทศแบบต่าง ๆ และความเชื่อมโยงไปยังฟังก์ชันต่าง ๆ ในองค์การ ความสัมพันธ์กับความจำเป็นทางธุรกิจ และ ระดับการจัดการในองค์การ โดยปกติเราสามารถแบ่งประเภทของระบบสารสนเทศได้ตามระดับความซับซ้อนของระบบ และ ประเภทของงานที่ระบบนั้นช่วยสนับสนุน แสดงว่าหน่วยงานต้องการระบบสารสนเทศแบบใดบ้างโดยแยกตามระดับของการปฏิบัติงานและการบริหาร ทั่วไปแล้วความสัมพันธ์นี้จะเป็นจริง แต่ความต้องการสารสนเทศจะแตกต่างกันมาก หากระบบสารสนเทศสามารถให้บริการสารสนเทศแก่ผู้ต้องการในทุกระดับของหน่วยงานได้แล้วความสัมพันธ์แบบนี้ก็จะไม่ค่อยถูกต้องกับความจริงนัก

                  การใช้อินเทอร์เน็ตกับธุรกิจภาคเอกชน
                  ปัจจุบัน นโยบายของภาครัฐ มีการส่งเสริมให้ผู้ประกอบการ ธุรกิจภาคเอกชน สามารถทำการแข่งขันและทำการค้าได้เพิ่มขึ้น โดยมีมาตรการสนับสนุนต่างๆจากหลายๆ กระทรวงทบวงกรม หนึ่งในนั้นคือเรื่องการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ช่วยในการประกอบการค้า เทคโนโลยีสารสนเทศในที่นี้คงหนีไม่พ้นเรื่อง การใช้งานอินเทอร์เน็ตและระบบที่เกี่ยวข้อง พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่รัฐบาลหมายมั่นจะให้ธุรกิจภาคเอกชนสามารถ เข้าไปใช้งานได้เพื่อเพิ่มโอกาสต่างๆให้มากขึ้น

                  พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
                  ถ้าจะกล่าวกันสั้นๆก็คือการทำ "การค้า"ผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ นั่นเอง โดยคำว่าสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นจะครอบคลุมตั้งแต่ ระดับเทคโนโลยีพื้นฐาน อาทิ โทรศัพท์ โทรสาร โทรทัศน์ ไปจนถึงเทคโนโลยีที่มีความซับซ้อนกว่านี้ แต่ว่าในปัจจุบันสื่อที่เป็นที่ นิยมและมีความแพร่หลายในการใช้งานคืออินเทอร์เน็ตและมีการนำมาใช้ประโยชน์เพื่อการทำการค้ามาก จนทำให้เมื่อพูดถึงเรื่อง พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์คนส่วนใหญ่จะเข้าใจไปว่าคือการทำการค้าผ่านอินเทอร์เน็ตนั่นเอง นอกจากนั้นปัจจุบันอาจได้ยินอีกหลายๆ คำ อาทิ e-Business, e-Procurement, e-Readiness, e-Government ซึ่งล้วนมีความสัมพันธ์กันทั้งสิ้น ในการที่นำเอา เทคโนโลยีด้านอินเทอร์เน็ตมาประยุกต์ใช้งาน
                  ส่วนคำว่า e-Business นั้น คือ การดำเนินกิจกรรมทาง "ธุรกิจ" ต่างๆ ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ การใช้คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศ การสื่อสารและอินเทอร์เน็ต เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพ และตอบสนองความต้องการของคู่ค้า และลูกค้าให้ตรงใจ และรวดเร็วและเพื่อลดต้นทุน และขยายโอกาสทางการค้า และการบริการ เมื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัลจะมีคำศัพท์ที่ได้ยินบ่อยๆ อาทิ
  • BI=Business Intelligence: การรวบรวมข้อมูลข่าวสารด้านตลาด ข้อมูลลูกค้า และ คู่แข่งขัน
  • EC=E-Commerce: เทคโนโลยีที่ช่วยทำให้เกิดการสั่งซื้อ การขาย การโอนเงินผ่านอินเทอร์เน็ต
  • CRM=Customer Relationship Management: การบริหารจัดการ การบริการ และการสร้างความสัมพันธ์ที่ทำให้ลูกค้าพึงพอใจกับทั้งสินค้า บริการ และ บริษัท ระบบ CRM        จะใช้ไอทีช่วยดำเนินงาน และ จัดเตรียมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการบริการลูกค้า
  • SCM=Supply Chain Management: การประสาน ห่วงโซ่ทางธุรกิจ ตั้งแต่แหล่งวัตถุดิบ ผู้ผลิต ผู้จัดส่ง ผู้ค้าส่ง ผู้ค้าปลีก จนถึงมือผู้บริโภค
  • ERP=Enterprise Resource Planning: กระบวนการของสำนักงานส่วนหลัง และ การผลิต เช่น การรับใบสั่งซื้อการจัดซื้อ การจัดการใบส่งของ การจัดสินค้าคงคลัง        แผนและการจัดการการผลิต- ระบบ ERP จะช่วยให้ประบวนการดังกล่าวมีประสิทธิภาพและลดต้นทุน

  • ความหมายของระบบสารสนเทศ

                  ะบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) หมายถึง ระบบงานมีการทำงานโดยการประยุกต์คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่ทำหน้าที่รับข้อมูล (input) แล้วนำมาประมวลผล (process) ให้เป็นสารสนเทศ (information) ในรูปแบบต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์แก่การใช้งาน พร้อมกันนั้นก็ยังจัดเก็บข้อมูลที่รับไว้นั้นลงเก็บไว้ในสื่อบันทึกทำให้เกิดเป็นฐานข้อมูล (database) ด้วย
                  ธุรกิจภาคเอกชนได้เล็งเห็นความสำคัญของระบบสารสนเทศมานานแล้ว และหลายแห่งได้พัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นใช้งานได้มากบ้างน้อยบ้างตามความระดับสามารถ และความต้องการ มาปัจจุบันนี้ธุรกิจภาคเอกชนที่ยังไม่ได้ใช้ระบบสารสนเทศมาก่อนก็เริ่มสนใจพัฒนาขึ้นใช้มากขึ้น ทั้งนี้เพราะ
  • ผู้บริหารเริ่มตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสารสนเทศ
  • คอมพิวเตอร์มีความสามารถมากขึ้นในขณะที่ราคาถูกลง
  • โปรแกรมมีความสามารถมากขึ้นและทำงานได้หลายแบบ
  • ระบบโทรคมนาคมมีความรวดเร็วและเชื่อถือไว้ใจได้ทำให้หน่วยงานเข้าถึงระบบอินเทอร์เน็ตและเวิลด์ไวด์เว็บได้อย่างกว้างขวาง
  • การขยายตัวของระบบอินเทอร์เน็ตทำให้เกิดโอกาสใหม่ ๆ ในการทำธุรกรรมทางอินเทอร์เน็ต หรือที่เรียกว่าการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
  • พนักงานที่รู้จักใช้คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตมีจำนวนมากขึ้น
  •               ปัจจุบันนี้บริษัทที่ไม่ใช้ระบบสารสนเทศจะไม่มีทางที่จะแข่งขันกับบริษัทอื่นได้ นอกจากนั้นยังไม่สามารถที่จะดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ด้วย

                  ระบบสารสนเทศสำหรับธุรกิจ
           ทุกวันนี้ธุรกิจภาคเอกชนใช้ระบบสารสนเทศในทุกสายงาน ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการประมวลผล การตัดสินใจ การแก้ปัญหา และการปฏิบัติงานของทั้งหน่วยงาน
               สายงานที่ต้องการะบบสารสนเทศ
  • งานบัญชี
  • งานการเงิน
  • งานการตลาด
  • งานผลิต
  • งานทรัพยากรมนุษย์
  • งานอื่น ๆ
  •               ธุรกิจองค์กรเอกชนได้แบ่งประเภทของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้ดังนี้
    ระบบประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing System หรือ TPS)

                  ระบบ TPS เป็นระบบสารสนเทศธุรกิจแบบพื้นฐานและอาจจัดเป็นกระดูกสันหลังของระบบสารสนเทศอื่น ๆ ได้ หน้าที่หลักของระบบ TPS ก็คือการควบคุม การเก็บ การบันทึก การประมวลผล และ การกระจายธุรกรรม (transaction) ทางธุรกิจของหน่วยงานออกไป นอกจากนั้นระบบนี้ยังเป็นตัวแจกจ่ายข้อมูลไปยังระบบงานประยุกต์อื่น ๆ เช่น ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ เราถือว่าระบบ TPS นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จขององค์การต่าง ๆ เพราะเป็นระบบที่สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์การ เช่น การจัดซื้อวัสดุครุภัณฑ์ การเรียกเก็บเงินลูกค้า การเตรียมบัญชีเงินเดือน หรือการส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า
                  ระบบ TPS รวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นกับหน่วยงานตลอดเวลา บางระบบรวบรวมข้อมูลทุกวัน และบางระบบก็อาจจะรวบรวมเก็บข้อมูลในแบบเรียลไทม์ (real time) คือเก็บข้อมูลทันทีทันใดที่ข้อมูลนั้นเกิดขึ้น ข้อมูลเหล่านี้ส่วนใหญ่จะจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลขององค์การและใช้สำหรับการประมวลผลในด้านต่าง ๆ

    วัตถุประสงค์หลักของระบบ TPS ก็คือ


  • เพื่อให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
  • เพื่อจัดทำเอกสารรายงานได้ทันกำหนด
  • เพื่อเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันของหน่วยงาน
  • เพื่อจัดส่งข้อมูลให้แก่ระบบกลวิธีและระบบกลยุทธ์
  • เพื่อให้ความมั่นใจว่าข้อมูลและสารสนเทศจะแม่นยำและไม่ผิดพลาด
  • เพื่อปกป้องความมั่นคงปลอดภัยของสารสนเทศและข้อมูล
  •               ระบบ TPS มักจะเป็นระบบที่ถูกรื้อปรับระบบก่อน นอกจากนั้นยังเป็นระบบที่ให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าแก่การลงทุนมากที่สุด ระบบ TPS มักจะเชื่อมต่อกับระบบงานประยุกต์ด้านไอทีอื่น ๆ ในหน่วยปฏิบัติการเช่น ระบบ supply chain management และ enterprise resource planning
                  ระบบจัดการสารสนเทศ (Management Information System หรือ MIS)
    หน่วยปฏิบัติการต่าง ๆ ภายในองค์การนั้นทำหน้าที่มากมายหลายอย่าง งานบางอย่างมีลักษณะที่ต้องทำซ้ำ ๆ เหมือนกันหลายหน และงานบางอย่างอาจจะทำเป็นครั้งคราว ยกตัวอย่างเช่น แผนกทรัพยากรบุคคล ทำหน้าที่ว่าจ้าง ฝึกอบรม และ ให้คำปรึกษาแก่บุคลากร หน่วยปฏิบัติการหรือแผนกเหล่านี้จำเป็นต้องใช้ระบบสารสนเทศที่ออกแบบและสนับสนุนกิจกรรมภายในเป็นพิเศษ ระบบเหล่านี้เรียกว่า functional MIS หรือ ระบบ MIS เฉย ๆ
                  ระบบ MIS ในหน่วยงานต่าง ๆ นั้นได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อให้หน่วยงานสามารถทำงานได้ตามกลยุทธ์ทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ โดยปกติแล้วระบบ MIS ช่วยจัดทำสารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และ ผลผลิตของการปฏิบัติงาน โดยการดึงสารสนเทศออกจากฐานข้อมูลขององค์การแล้วนำมาประมวลผลตามความต้องการของผู้ใช้
                  ระบบ MIS นั้นบางครั้งมีผู้เรียกว่าเป็น tactical system และจัดทำขึ้นเพื่อช่วยงานของผู้บริหารระดับกลางอย่างเช่น การวางแผนระยะสั้น การควบคุมการดำเนินงาน และ การจัดรูปแบบงาน ยกตัวอย่างเช่น การพยากรณ์การขายตามเขตหรือภูมิภาค เป็นรายงานที่ผู้บริหารการตลาดอยากทราบและจะหาได้จากระบบ MIS โดยทั่วไป ระบบ MIS สามารถช่วยงานต่อไปนี้ได้
  • การหาค่าทางสถิติ
  • การจัดทำรายงานยกเว้น
  • การจัดทำรายงานเป็นรายคาบ หรือ รายงานเฉพาะกิจ
  • การวิเคราะห์เปรียบเทียบ
  • การพยากรณ์
  • การเตือนปัญหาล่วงหน้า
  • การตัดสินใจตามปกติ
  • การเชื่อมโยงไปยังระบบอื่น
  •               โดยทั่วไปอาจกล่าวได้ว่า ระบบ MIS ช่วยให้ผู้บริหารบอกได้ว่าขณะนี้เกิดอะไรขึ้นกับการปฏิบัติงานในหน่วยงานหรือในองค์การบ้าง

                  
    ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System หรือ DSS)

          ระบบ DSS ได้รับการออกแบบให้ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ระบบนี้มีลักษณะการทำงานแบบโต้ตอบ (interactive) และ ผู้ใช้แต่ละคนสามารถควบคุมการใช้งานได้ ภาษาระดับสอบถามระดับสูง (high level query language) ช่วยให้ผู้ใช้ตั้งเงื่อนไขในการสอบถามฐานข้อมูลได้โดยง่าย ทำให้ระบบ DSS เหมาะแก่ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง (unstructured problem) เช่นการวางแผนกลยุทธ์ ระบบ MIS สามารถช่วยให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้บริหารได้โดยจัดทำเป็นรายงานต่าง ๆ แต่ระบบ DSS จะช่วยให้ผู้บริหารทดสอบแนวทางอื่น ๆ ได้ว่าควรจะตัดสินใจแบบใด การทดสอบนี้ก็คือการทำ การวิเคราะห์แบบ What-if และ Goal-seeking
    โดยทั่วไประบบ DSS มีลักษณะสำคัญต่อไปนี้
  • สนับสนุนการจัดการทุกระดับ
  • สนับสนุนการตัดสินใจและการแก้ปัญหาทุกขั้นตอน
  • ผู้ใช้สามารถปรับแต่งให้เข้ากับเงื่อนไขต่าง ๆ ได้
  • สร้างและใช้ง่าย และช่วยให้เกิดการเรียนรู้
  • มักจะใช้แบบจำลองทางคณิตศาสตร์
  • ช่วยในการทำ Sensitivity analysis
    โดยทั่วไปอาจกล่าวได้ว่าระบบ DSS ช่วยในการหาคำตอบว่าหากตัดสินใจในแบบนั้น ๆ แล้ว จะเกิดอะไรขึ้น

  •               
    ระบบสารสนเทศผู้บริหาร (Executive Information System หรือ EIS)

          ระบบ DSS จำนวนมากที่พัฒนาขึ้นนั้นมีจุดมุ่งหมายสำหรับช่วยงานผู้บริหารระดับกลาง และ ผู้เป็นนักวิชาชีพหลายสาขา ระบบ DSS บางระบบจัดทำขึ้นสำหรับช่วยงานวางแผน งานวิเคราะห์ งานวิจัย ตลอดจนงานบริหารอื่น ๆ ด้วย แต่สำหรับผู้บริหารระดับสูงแล้วความต้องการมีมากกว่าการสนับสนุนการตัดสินใจ คือต้องการระบบที่สามารถให้ข้อมูลข่าวสารทั้งในแบบสรุปและสามารถเจาะลึกได้ในแบบออนไลน์ ระบบที่จัดทำขึ้นเพื่อสนับสนุนงานในลักษณะนี้นิยมเรียกว่า ระบบ Executive Information System หรือ EIS
          ระบบ EIS จึงหมายถึงระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลและสารสนเทศได้อย่างรวดเร็ว ทันทีทันใดที่ต้องการ ระบบ EIS ได้รับการพัฒนาให้ใช้ง่าย สามารถจัดทำรายงานความผิดปกติ และ สามารถเจาะลึกรายละเอียดได้ นอกจากนั้นยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบบริการข้อมูลภายนอก เช่นระบบข่าว และ ระบบอีเมล์ด้วย
    ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการที่กล่าวมานั้นอาจสรุปย่อ ๆ ได้ดังแสดงในตารางต่อไปนี้
          
                  ระบบสารสนเทศที่กล่าวมาข้างต้นทุกแบบมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติงานและการบริหารงานของหน่วยงานต่าง ๆ สำหรับบริษัทห้างร้านต่าง ๆ ได้เริ่มสนใจจัดทำระบบสารสนเทศขึ้นใช้กันมากขึ้นแล้ว ระบบส่วนใหญ่ที่เริ่มใช้เป็นระบบ Transaction Processing System และ หลายแห่งเริ่มจัดทำระบบ MIS ขึ้นใช้แล้ว ส่วนระบบ EIS นั้นมีใช้ในบริษัทขนาดใหญ่
                  ในส่วนของธุรกิจภาคเอกชนที่ผลิตและใช้สารสนเทศจำนวนมากนั้นผู้บริหารจะต้องรู้วิธีใช้สารสนเทศในกิจกรรมทางธุรกิจทุกด้าน ผู้บริหารจะต้องมีความเข้าใจการทำงานทุกส่วนของระบบ เพื่อที่จะได้รู้ว่าจะมีวิธีใดบ้างที่จะควบคุมคุณภาพ ต้นทุน และ การใช้ทรัพยากร หากไม่มีสารสนเทศแล้ว ก็ไม่อาจจะดำเนินกิจกรรมเหล่านี้หรือตัดสินใจในด้านบริหารได้ ในทางปฏิบัติแล้วระบบสารสนเทศที่ธุรกิจสร้างขึ้นมาเพื่อการใช้งานนั้น จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐาน ดังนั้นผู้บริหาร ธุรกิจภาคเอกชนควรให้ความสนใจ และติดตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศด้วย เพื่อจะทราบทิศทาง และประโยชน์ในการประยุกต์ใช้งาน ให้เหมาะสมกับองค์กรหรือหน่วยงานต่อไป
    บทความ